III . FUNGSI
PERENCANAAN
1. Apa
yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
Jawab :Fungsi
perencanaan adalah suatu usaha menentukan kegiatan yang akan dilakukan di masa
mendatang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.
Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanan itu ?
Jawab : Dalam
perencanaan, kegiatan yang ditentukan meliputi :
a. Apa
yang dikerjakan
b.
Bagaimana mengerjakannya
c.
Mengapa mengerjakan
d. Siapa
yang mengerjakan
e. Kapan
harus dikerjakan
f.
Dimana kegiatan itu harus dilakukan
3.
Mengapa perlu disusun suatu rencana ?
Jawab :Masa depan penuh dengan ketidak pastian. Oleh
karena itu, diperlukan pedoman bertindak agar usaha mencapai tujuan tidak gagal
total, dikarenakan oleh adanya ketidakpastian situasi pada saat kegiatan
pen-capaian tujuan dilaksanakan. Pedoman bertindak untuk menghadapi ketidak
pastian ini adalah rencana tersebut. Jadi, orang perlu menyusun rencana guna
menghadapi unsur ketidak pastian tadi.
4.
Sebutkan perwujudan atau hasil suatu perencanaan !
Jawab : Perwujudan rencana adalah :
a.
Falsafah
b.
Kebijakan
c.
Tujuan
d. d.
Undang-undang
e. e. Peraturan-peraturan
f.
Anggaran
g. Jadual
h.
Program
i.
Strategi
j.
Taktik
k.
Prosedur, dan lain-lain
5.
Bagaimana cara menyusun suara rencana atau bagaimana proses penyusunan
rencana itu ?
Jawab : Urutan penyusunan rencana adalah :
a.
Menetapkan tujuan atau permasalahan yang akan dipecahkan dengan rencana
tersebut.
b.
Mengumpulkan data yang
relevan dengan permasalahannya.
c.
Menganah'sa data yartg telah dikumpulkan.
d.
Menentukan alternatif-alternatif keputusan sebagai hasil analisa data,
e.
Memilih alternatif yang paling menguntungkan untuk dijadikan keputusan
atau rencana pencapaian tujuan.
6.
Mengapa perlu ditetapkan tujuan atau masalah yang akan dipecahkan ?
Jawab :Kenyataan, manusia memiliki banyak sekali
kebutuhan, sedangkan alat untuk memenuhi kebutuhan tersebut amat terbatas. Agar
penggunaan alat pemuas kebutuhan itu bisa efektif, maka perlu ditetapkan
tujuan mana yang akan dicapai terlebih dahulu, atau kebutuhan mana yang harus
dipenuhi terlebih dahulu, atau masalah mana yang akan dipecahkan terlebih
dahulu.
7. Apa
yang dimaksud dengan data yang relevan ?
Jawab :Data yang relevan adalah data yang berkaitan
erat dengan permasalahan yang akan dipecahkan. Contoh data yang relevan
tersebut misalnya, kita akan merencanakan jumlah penjualan tekstil. Data yang
perlu kita kumpulkan adalah data tentang jumlah penduduk, struktur umur,
pendapatan perkapita dan lain-lain. Data yang tidak perlu kita kumpulkan adalah
data tentang kecelakaan, atau data tentang luas dan dalamnya lautan, karena
data ini tidak relevan dengan rencana penjualan tekstil. Sebuah rencana,
memiliki dimensi yang banyak, dan dari ma-sing-masing dimensi dapat dibedakan
adanya tipe-tipe rencana tertentu.
8.
Sebutkan dimensi-dimensi dari rencana !
Jawab : Dimensi rencana terdiri dari :
a.
Dimensi fungsi
b.
Dimensi cakupan materi
c.
Dimensi waktu
d.
Dimensi struktur
e.
Dimensi sifat penggunaan.
9.
Sebutkan tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi fungsinya !
Jawab : Tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi fungsi
adalah :
a.
Rencana Pemasaran
b.
Rencana Produksi
c.
Rencana Personalia
d.
Rencana Keuangan
e.
Rencana Administrasi.
10. Sebutkan tipe-tipe
rencana berdasarkan dimensi strukturnya
Jawab : Atas dasar dimensi struktur, tipe-tipe,
rencana adalah :
a.
Rencana yang menyeluruh (Master Plan).
b.
Rencana bagian atau rencana detail (Detail Plan).
11. Sebutkan
tipe-tipe rencana menurut dimensi waktunya !
Jawab : Tipe rencana menurut dimensi waktu adalah :
a.
Rencana jangka panjang
b.
Rencana jangka menengah
c.
Rencana jangka pendek.
12. Sebutkan
tipe-tipe rencana menurut dimensi cakupan materi (skop) !
Jawab : Tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi
cakupan materinya :
a.
Rencana yang luas atau sering disebut rencana strategik.
b.
Rencana yang sempit atau sering disebut rencana taktis.
13. Sebutkan
tipe-tipe rencana menurut dimensi sifat penggunaannya !
Jawab :Tipe rencana menurut sifat penggunaannya
adalah :
a.
Rencana sekali pakai.
b.
Rencana yang dapat dipakai berkali-kali.
14. Jelaskan
karakteristik rencana yang baik !
Jawab :Rencana yang baik adalah rencana yang dapat
dipraktekkan atau yang dapat dilaksanakan, Mengingat para pelaksana rencana
terdiri dari berbagai macam orang dengan segala perbedaannya (perbedaan dalam
pendidikan, pengalaman, sikap dan lain-lain) serta adanya berbagai situasi
dalam pelaksanaan, maka rencana yang baik adalah rencana yang sederhana, jelas
dan mudah dimengerti oleh para pelaksana, serta luwes atau fleksibel dalam
menghadapi perubahan situasi.
15. Di dalam
praktek, banyak hal yang menghambat pelaksanaan suatu rencana sehingga rencana
tersebut tidak berjalan secara efektif. Sebutkan faktor-faktor penghambat
tersebut
Jawab : Beberapa faktor penghambat pelaksanaan
rencana sehingga rencana tidak efektif, adalah :
a.
Pelaksana rencana kurang memiliki pengetahuan yang menyeluruh dari
organisasi dimana rencana itu dilaksanakan. Akibatnya, para peiaku dalam
melakukan rencana kurang memperhatikan kegiatan dari bagian lain, dan ini akan
mengganggu kegiatan bagian lain.
b.
Pelaksana sering tidak memiliki pengetahuan ten-tang situasi lingkungan
yang mempengaruhijalanny a rencana dengan baik.
c.
Pelaksana sering tidak mampu meramalkan situasi yang akan datang, yang
akan mempengaruhi jaiannya pelaksanaan.
d. Para
perencana sering menjumpai kesulitan dalam merencanakan kegiatan yang hanya
sekali terjadi atau kejadian yang tidak pernah berulang. Akibatnya banyak
kekurangan dalam rencana dan rencana itu sulit dilaksanakan.
e.
Orang sering tidak memiliki dana yang cukup untuk menyusun rencana yang
lengkap.
f.
Para pelaksana sering tidak mau mengambil risiko dalam pelaksanaan
rencana hanya berjalan setengah-setengah.
g. Para
pelaksana sering kurang percaya diri dalam pelaksanaan rencana.
h.
Ketidakmampuan perencana untuk memilih alternatif tertentu dengan
alasan takut terjadi kegagalan total apabila hanya ada satu alternatif
keputusan dalam rencana. Akibatnya dalam rencana terdapat banyak alternatif
yang harus dilaksanakan, sehingga justru membuat rencana itu tidak efektif.
16. Rencana
disebut efektif apabila memenuhi syarat-syarat tertentu. Sebutkan cara-cara
menilai suatu rencana yang efektif tersebut !
Jawab : Rencana yang efektif dapat dinilai dari segi
:
a.
Kegunaannya, rencana akan efektif apabila rencana itu berguna untuk
mencapai tujuan yang telah di-tetapkan.
b.
Ketepatan waktu, rencana akan efektif kalau rencana tersebut mampu
menjamin ketepatan waktu pelak-sanaannya.
c.
Biaya, rencana efektif adalah rencana yang disusun dan pelaksanaannya
tidak memerlukan biaya yang tinggi yang melebihi hasil yang akan dicapai dengan
rencana tersebut.
d.
Stabilitas, rencana yang mengandung tingkat stabilitas yang tinggi.
Artinya rencana tersebut tidak dirubah-rubah sampai jangka waktu tertentu.
e.
Obyektif, rencana yang efektif adalah rencana yang obyektif, artinya
rencana tersebut mengandung unsur-unsur obyektivita yang tinggi dan tidak
didasari oleh unsur subyektivita yang tinggi.
f.
Lengkap, terpadu dan konsisten. Rencana yang efektif adalah rencana
yang lengkap dalam hal isi, terpadu dalam koordinasi dan konsisten dalam
penge-trapannya.
g.
Tanggung-jawab pelaksanaan dan implementasinya. Rencana yang efektif
adalah rencana yang pelaksanaannya dan implementasinya dapat
dipertanggung-jawabkan.
17. Banyak
alat-alat analisa yang dipakai dalam menyusun rencana. Sebutkan alat-alat
analisa data yang biasa dipakai dalam perencanaan.
Jawab : Alat-alat analisa tersebut, diantaranya
adalah :
a.
Analisa ratio atau perbandingan
b.
Analisa Break Even (BEP)
c.
Analisa statistik, dan lain-lain.
18. Dalam
penemuan masalah, alat analisa apa saja yang biasa dipakai ?
Jawab : Alat analisa dalam penemuan masalah dapat
dipergunakan :
a.
Analisa pohon keputusan
b.
Analisa tulang ikan
c. Model
minat, dan lain-lain.
19. Sering
suatu perencanaan tidak dapat dilaksanakan dengan baik, atau pada saat
pelaksanaan telah beijalan sebagian ternyata ditemukan adanya kesalahan dalam
perencanaan tersebut. Mengapa terjadi hal seperti ini ?
Jawab : Banyak faktor menjadi penyebabnya, diantaranya
:
a. Pada
saat penentuan tujuan kurang ditetapkan prioritas-prioritas kegiatannya.
b. Pada
saat penentuan tujuan, kurang ditentukan kebijakan-kebijakan dan
implementasi-implementasinya.
c.
Perencanaan kurang memperhitungkan ramalan-ramalan apa yang akan terjadi di masa
depan.
d.
Penyusunan perencanaan operasional kurang rinci, terlebih dalam
penganggarannya.
20.
Perencanaan haruslah berguna bagi pencapaian tujuan. Agar perencanaan
berguna, perencanaan harus memiliki sifat-sifat tertentu. Sifat apakah yang
menjadi ciri dari suatu perencanaan agar berguna dalam mencapai tujuan ?
Jawab : Sifat-sifat tersebut adalah :
a.
Rencana harus dapat menanggulangi ketidakpastian.
b. Pusat
perhatian dari rencana tersebut harus berfokus pada tujuan yang spesifik atau
sasarannya.
c.
Ditinjau dari kegiatan, rencana harus efektif.
d.
Rencana harus dapat menjadi standard bagi kegiatan pengendalian.
21.
Perkembangan sosial ekonomi suatu bangsa terus berkembang. Dampaknya bagi
perencanaan adalah munculnya berbagai alternatif tujuan. Sebutkan macam-macam
tujuan suatu perusahaan berkaitan dengan perkembangan sosial ekonomi tersebut.
?
Jawab : Macam-macam tujuan perusahaan :
a.
Memaksimalkan laba dalam jangka pendek. Artinya perusahaan harus
mengusahakan laba yang maksimal setiap tahun usahanya.
b.
Memaksimalkan nilai perusahaan. Artinya, dalam jangka panjang, nilai
perusahaan (baik seaara material maupun non material harus meningkat secara
maksimal).
c.
Menjamin kelatigsungan hidupnya. Bagi perusahaan yang masih baru
berdiri, atau yang sudah lama berdiri, karena kondisi lingkungan yang penuh
tantangan, harus mampu bertahan demi kelangsungan hidupnya.
d.
Memperoleh penghargaan masyarakat. Bagi perusahaan yang bergerak
dibidang sosial, harus dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat.
e.
Mencari prestise. Bagi perusahaan yang telah besar, bahkan seperti
konglomerat atau multinasional, biasanya disamping mencari laba, juga berusaha memperoleh
prestise ini, walaupun kadang-kadang, untuk mencapai prestise ini perusahaan
harus me-rugi.
f.
Memelihara keamanan manajemen. Jenis tujuan lain dari perusahaan adalah
berusaha keras untuk meme-lihara keamanan pihak manajemen.
22. Menurut
Robert Anthony, perencanaan dibedakan menjadi tiga macam. Apa saja ?
Jawab :Tiga macam perencanaan tersebut adalah :
a.
Perencanaan strategis,
b.
Perencanaan pengendalian manajemen,
c.
Perencanaan operasional.
23. Apa yang
dimaksud dengan perencanaan strategis dan bagaimana langkah-langkahnya ?
Jawab : Perencanaan strategis adalah proses
keputusan tentang tujuan yang akan dicapai melalui pengelolaan sumber-sumber
daya dan dana yang dimiliki, didasarkan pada kebijaksanaan yang ditetapkan
sebelumnya. (Perhatikan masalah kebijaksanaan ini, banyak rencana yang tidak
ditentukan kebijaksanaan pelaksanaannya.) Perencanaan strategis biasanya
mencakup kurun waktu 5-10 tahun, bersifat garis-garis besarnya saja. Mencakup
perencanaan lingkungan bisnis, sumber-sumber dan kemampuan yang dimiliki,
nilai-nilai dan misi-misi perusahaan/organisasi.
Langkah-langkahnya :
a.
Memilih sasaran,
b.
Rencanakan organisasinya,
c.
Tentukan kebijaksanaan individunya,
d.
Tentukan kebijaksanaan keuangannya,
e.
Tentukan kebijaksanaan pemasarannya,
f.
Tentukan kebijaksanaan produksinya,
g.
Tentukan kebijaksanaan akuntansinya, / dst.
24. Apa yang
dimaksud dengan perencanaan pengendaiian manajemen dan bagaimana langkahnya ?
Jawab : Suatu proses perencanaan dimana manajer
bertanggung jawab akan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang harus
digunakan seefektif dan seefisien mungkin, dalam usaha mencapai tujuan/sasaran
yang telah ditetapkan. Langkahnya :
a.
Memformulasikan anggaran,
b.
Menyusun rencana di tingkat staf,
c.
Memformulasikan keadaan personnelnya,
d.
Memformulasikan modal kerjanya,
e.
Memformulasikan pengeluaran rutin,
f.
Memformulasikan proses produksinya, dst.
25. Apa yang
dimaksud dengan perencanaan operasional dan bagaimana langkahnya ?
Jawab : Suatu proses usaha melaksanakan kegiatan
tertentu dan haras dijamin seefektif dan seefisien mungkin.
Langkahnya :
a.
Pengendalian penarikan karyawan,
b.
Memantau kebijaksanaan yang dilaksanakan,
c.
Mengendalikan jumlah kredit, atau jumlah pemberian pinjaman,
d.
Penjadualan ketat terhadap produksi,
e.
Pengecekan bahan baku,
f.
Pemantauan pasar terus menerus, dst.
26. Dalam
statistik, dikenal istilah modus atau modes, yaitu keja-dian yang paling sering
terjadi. Kasus-kasus yang terjadi dalam praktek perencanaan, juga mengenai
modes ini. Sebutkan modes perencanaan tersebut.
Jawab : Modes perencanaan :
a.
Perencanaan pasif,
b.
Perencanaan reaktif,
c. Perencanaan preaktif,
d.
Perencanaan interaktif.
27. Apa yang
disebut dengan perencanaan pasif ?
Jawab : Suatu perencanaan yang disusun dengan
coba-coba, kemudian setiap kali disesuaikan dengan perubahan situasi yang ada.
Biasa diterapkan pada usaha perorangan.
28. Apa yang
dimaksud dengan perencanaan reaktif ?
Jawab : Perencanaan yang didasarkan pada pengalaman
masa lalu, kemudian di tranfomasikan pada kondisi sekarang. Keberhasilan
pelaksanaan rencana sangat bergantung pada pengetahuan dan ketrampilan
pelaksana. Banyak dipergunakan di usaha keluarga.
Apa yang
dimaksud dengan perencanaan preaktif ?
Jawab : Perencanaan yang lebih banyak didasarkan
pada peramalan-peramalan apa yang akan terjadi dimasa mendatang. Disini banyak
dipergunakan analisis-analisis ilmiah.Biasa dipergunakan pada organisasi yang
sangat birokratis.
29. Apa yang
dimaksud dengan perencanaan interaktif ?
Jawab :Perencanaan yang dilandasi pengalaman masa
lalu, masa kini dan masa mendatang. Banyak dipergunakan pada penyelesaian
proyek-proyek khusus, yang memerlukan koordinasi yang sangat komplek.
30. Dalam
perencanaan strategis, ada beberapa alternatif strategi yang dapat dipilih.
Sebutkan jenis-jenis strategisnya ini.
Jawab :Jenis-jenis strategi :
a.
Pertumbuhan usaha. (Contoh, pengembangan pasar).
b.
Mempertahankan usaha. (Contoh, selama 4 tahun usaha dipertahankan, dan
mempersiapkan diri untuk pengembangan selanjutnya).
c.
Menekan risiko. (Contoh, saat penggabungan perusahaan, sebelum
memperluas pasar, perlu menekan risiko terlebih dahulu).
d.
Memecah atau menggabungkan usaha. (Contoh, karena situasi tertentu,
perusahaan perlu memecah atau menggabungkan diri dengan perusahaan lain),
e.
Diversifikasi. Strategi ini diperlukan uhtuk mempertahankan diri atau
untuk pengembangan diri. Diversifikasi dapat secara horisontal, vertikal dan
terpusatr ataupun diagonal (seperti konglomerat).
f.
Multinasional Strategi lain, menjadikan perusahaan kearah multinasional,
guna memanfaatkan potensi murah dinegara-negara lain.
g.
Likuidasi. Jika biaya tetap perasahaan sudah melebihi pendapatannya,
perusahaan perlu ditutup atau dilikuidasikan.
31. Menurut
McFarland, dalam menyusun perencanaan strategis, haras memperhitungkan dari
banyak dimensi. Dimensi apa saja yang haras diperhitungkan dalam menyusun
reneana jangka panjang ini ?
Jawab : Dimensi-dimensinya adalah :
a.
Dimensi lingkungan.
(Memperhitungkan kondisi ekonomi, sosial, politik,
pengetahuan dan teknologi, hukum, keamanan dll.)
b. Dimensi
strategi.
Memperhitungkan target langganan, bauran produk,
daerah pemasaran, kekuatan bersaing,
standard, standard pengendalian, dll.)
c.
Dimensi program.
(Memperhitungkan bagaimana program pemasaran,
produksi, keuangan, personalia, administrasi dll.)
d.
Dimensi perilaku.
(Memperhitungkan perilaku individu,
kelompok, , hubungan antar orang, dll.)
32. Menurat
Hicks dan Gullet, bagaimana proses penyusunan reneana yang komprehensif itu ?
Jawab :Prosesnya:
a.
Mengidentifikasi peluang,
b.
Menetapkan sasaran berdasar peluang,
c.
Formulasikan dasar-dasar anggapan atau asumsi-asumsinya,
d.
Pengujian alternatif keputusan,
beserta alasan-alasannya,
e.
Memilih program pelaksanaan,
f.
Melaksanakan, memonitor, mengendalikan
dan mengevaluasi pelaksanaan beserta implementasinya.
33. Bagaimana
proses perencanaan komprehensif untuk Pemerintah ?
Jawab
:Prosesnya:
a.
Menetapkan kebutuhan akan permasalahan masyarakatnya,
b.
Merumuskan falsafah dan aspirasi masyarakatnya,
c.
Menetapkan tujuan dan sasaran,
d.
Menyusun program pembangunan,
e.
Menetapkan kebijakan pelaksanaan,
f.
Menyusun rencana regional dan sektoralnya serta lintas regional,
sektoral,
g.
Perencanaan proyek dan pelaksanaan,
h.
Merumuskan hasil pembangunan dan evaluasinya.
34. Peramalan
merupakan bagian penting dalam proses perencanaan. Sebutkan cara-cara
peramalan ini. !!
Jawab :
Cara-cara peramalan :
a.
Berdasarkan opini eksekutif,
b. Berdasarkan
penilaian langganan,
c.
Berdasarkan survey Delphi,
d.
Berdasarkan surnbang saran,
e.
Berdasarkan proyeksi matematikanya.
35. Apa yang
dimaksud dengan survey Delphi ?
Jawab :
Survey Delphi, adalah suatu survey dengan menggunakan daftar pertanyaan tentang
pemikkan-pemikiran kondisi dimasa mendatang, yang dikirimkan ke sejumlah pakar.
Maksud dan tujuan penggunaan data survey tidak diberitahukan kepada responden.
Hal ini untuk menjaga obyektivitas data.
36. Rencana
sering meleset dalam pelaksanaannya, ini merupakan hal yang biasa. Penyebabnya
adalah adanya berbagai kendala dalam menyusun rencana tersebut. Kendala apa
saja yang sering dijumpai dalam penyusunan rencana ?
Jawab : Kendala-kendalanya :
a. Sulit
menentukan asumsi yang akurat,
b.
Masalah yang dihadapi berubah terus,
c.
Pengaruh psikologik pada perencana,
d. Kurang
luwes dalam menghadapi perubahan,
e. Tidak
terkuasainya faktor lingkungan,
37. Faktor
apa yang sangat mendukung pengembangan sistem perencanaan sehingga derajad
kemelesetan suatu rencana semakin kecil ?
Jawab :Faktor yang mendukung adalah perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi (seperti komputer) yang dari waktu ke waktu
semakin bertambah canggih.
